¿Qué son los documentos digitalizados?

Conforme crece una empresa nos damos cuenta de que todos esos papeles que hemos ido almacenando terminan por molestar. En ocasiones, sin sitio en el que meterse, pensamos en la idea de hacernos con un espacio aparte en el que todo siga manteniendo su orden pero, ¿y los adaptamos a las nuevas tecnologías?

Los documentos digitalizados no solo están a la orden del día, sino que nos ayudan a ahorrar el espacio que se nos ha ido robando con la garantía de que, además, podremos establecer su orden sin complicarnos la vida. Como si de un archivador automático en la nube se tratase, sin duda es una forma nueva de organización para no desmerecer.

¿Para qué sirve la digitalización de documentos?

Sabiendo qué es un documento digitalizado nos podemos hacer una idea de para qué sirve o cuál es la utilidad que le vamos a dar. Aquí, al margen de ahorrar espacio manteniendo todos esos archivos que definen nuestra empresa, también facilitamos su conservación y acceso al mismo.

A diferencia de cualquier texto que hayamos escaneado, el archivo digital está en la nube dando la posibilidad de que otros que lo han visto puedan leer su contenido. Con los permisos de la mano del responsable, incluso se podrá compartir con usuarios de Internet si es que lo que dice es de interés o tiene relevancia.

Por otro lado, si nos metemos en el campo económico, debemos saber que la digitalización de los documentos nos ayuda a reducir los costes. Así, sin que tengamos que invertir demasiado dinero en ello, disfrutaremos de todo aquello que fue nuestra empresa y el tratamiento que le hemos estado dando hasta ahora.

¿Cómo podemos digitalizar los documentos?

Aunque como muchos otros trabajos empresariales podemos digitalizar documentos de forma manual e individual, es importante saber que hay programas que nos ayudan con la tarea consiguiendo que no sea nada. Webdox es un software de gestión en el que podemos meter cualquier tipo de papel administrativo, es una prueba de ello.

Para textos, facturas, pedidos, contratos o seguros o cualquier otro archivo que consideremos de vital relevancia para nuestro negocio, la idea de saber que lo tenemos todo almacenado en la nube y que de ninguna manera lo vamos a extraviar, ya nos ayuda con los tiempos en la gestión de documentos.

Clasificados por fecha y sin que nosotros hayamos tenido que doblar la espalda, en dos sencillos pasos veremos cómo todo nuestro historial está perfectamente organizado para ese día en el que tengamos que echar mano de ello. Facilitando la destrucción segura de los documentos en papel, seguro que no hay nada que perder.

Como vemos, los documentos digitalizados son un paso hacia el futuro de lo organizado, la reducción de espacio y todo lo que tenga que ver con los tiempos de una empresa que crece con el paso de los años. Siempre sabiendo que están ahí, no habrá ningún problema a la hora de acceder a ellos ni tampoco de seguir con nuestra confidencialidad.